Loisto laboratorio

 

Loisto laboratoriot asiakasinformointiseloste

Varatessasi ajan ja käydessäsi vastaanotolla sinusta kerätään tietoja, joita tarvitsemme hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan. Tietojasi käsitellään luottamuksellisesti, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille muutoin kuin tässä selosteessa kuvatulla tavalla. Hoidon aikana kertyvää tietoa säilytetään lain vaatiman ajan ja niitä säilytetään lain vaatimukset täyttävässä potilastietojärjestelmässä. Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja meillä sinusta on. Tarkastuspyynnön tekemiseen ja muiden tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeuksien käyttämiseen löydät ohjeet tästä selosteesta.

Rekisterinpitäjän tiedot

Loisto laboratoriot Oy, sen tytäryhtiöt sekä Loiston tiloissa joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta toimivat terveydenhuollon ammattihenkilöt.

Loisto laboratoriot Oy, Koljonniemenkatu 2, 70100 Kuopio

Tietosuojavastaava: Konsernin toimitusjohtaja, erikoishammaslääkäri Ville Pesonen

Sähköposti: ville.pesonen@hammashohde.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojasi käsitellään ensisijaisesti hoidon suunnittelua, järjestämistä, toteuttamista ja seurantaa varten taataksemme sinulle parhaan mahdollisen hoidon. Lisäksi tietojasi käytetään asiakasviestinnässä, asiakassuhteen ylläpidossa ja seurannassa, laskutuksessa sekä maksujen valvonnassa ja perinnässä. Tarvittaessa tietojasi käytetään myös palvelutoiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä, liiketoiminnan tilastoinnissa ja analysoinnissa sekä luottotietojen tarkistamisessa. Lisäksi henkilötietojasi käsitellään asiakaspalvelu- ja markkinointitarkoituksiin alla tarkemmin kuvatulla tavalla.

Potilastiedoilla tarkoitetaan potilaan hoidon järjestämisessä, toteutumisessa ja seurannassa syntyneitä potilaskertomus-, tutkimus- ja muita henkilötietoja. Potilastietojen kerääminen perustuu terveydenhuollon toimintayksiköille säädettyyn lakisääteiseen velvoitteiseen (laki potilaan asemasta ja oikeuksista).

Muiden kuin potilastietojen osalta henkilötietojen kerääminen perustuu joko sopimussuhteeseen, oikeutettuun etuun (kuten asiakassuhde) taikka ajanvarauksen yhteydessä, esitietolomakkeella tai muulla tavoin antamaasi suostumukseen.

Ajanvaraus

Varatessasi ajan Loistosta sinua pyydetään antamaan tietoja, joita tarvitaan käyntisi ja hoitosi järjestämiseksi. Henkilötunnuksen tarvitsemme potilaiden yksilöimiseksi ja sen varmistamiseksi, että vastaanotolla syntyvä potilastieto kirjataan oikean potilaan tietoihin. Voit varata ajan vastaanotolla tai puhelimitse.

Esitietojen antaminen

Ensimmäisellä hoitokäynnilläsi Loistossa sinua pyydetään täyttämään esitietolomake, jossa sinua pyydetään vastaamaan terveydentilaasi koskeviin kysymyksiin. Esitietona voit kertoa myös varatun käynnin syistä ja kokemistasi oireista. Esitietoja tarvitaan hoidon suunnittelua ja toteuttamista varten ja niiden paikkansapitävyys tarkastetaan vähintään jokaisen hoitojakson alussa.

Esitiedot voi täyttää ennen hoitokäyntiä vastaanotosta saatavalle paperilomakkeelle. Tulevaisuudessa sähköinen esitietolomake on mahdollista täyttää etukäteen ennen vastaanottokäynnille tuloa. Tiedot siirretään henkilökunnan toimesta potilastietojärjestelmään, jossa ne muodostavat osan potilastiedoistasi.

Vastaanotolla

Vastaanottokäynnin aikana sinua hoitava erikoishammasteknikko terveydentilaasi koskevaa tietoa hoitosi suunnittelua ja järjestämistä varten. Tämä tieto on potilaslaissa tarkoitettua potilastietoa ja se tallennetaan erilliseen potilastietojärjestelmään. Myös sinusta otetut röntgenkuvat, valokuvat ja muu hoitoa varten kerättävä tieto tallennetaan potilastietojärjestelmään tai erilliseen kuvantamisjärjestelmään.

Käynnin jälkeiset hoitokutsut

Hoitojaksosi päätyttyä sinua hoitava erikoishammasteknikko sopii kanssasi henkilökohtaiseen hoidontarpeeseesi sopivan tarkastus- tai hoitovälin. Saat itse valita yhteydenottotavan, jolla sinuun ollaan yhteydessä (puhelin/kortti). Mikäli haluat muuttaa mieluisinta yhteydenottotapaa tai peruuttaa yhteydenotot, voit olla yhteydessä sinua hoitavaan henkilöön.

Laskutus

Laskutusta varten tarvitsemme yhteystietosi, hoitokäynnin sisältöä ja ajankohtaa koskevat tiedot, henkilötunnuksesi sekä laskutustietosi. Yrityslaskutusta (esimerkiksi työterveyshammashoidossa) ja sopimusetujen myöntämistä varten hyödynnämme myös työnantajatietoja. Laskutustietoa ovat myös tiedot laskun maksajasta ja laskutusosoitteesta, mikäli laskun maksaa joku muu kuin potilas itse. Lisäksi laskutustietoa ovat tiedot mahdollisista alennuksista ja Kela-korvauksista.

Markkinointi ja sen kohdentaminen

Loisto käyttää antamasi suostumuksen mukaisesti asiakkuuteesi ja hoitohistoriaasi liittyvää tietoa kohdentaakseen tarpeidesi mukaista markkinointia, joka sisältää ajankohtaista hoitoon liittyvää tietoa ja Loiston tarjoamia etuja ja tarjouksia.

Käytämme asuinpaikkatietoa mainonnan alueelliseen kohdentamiseen sosiaalisessa mediassa ja verkkomainonnassa sekä mahdollisessa sähköpostiviestinnässä. Kohdennamme viestejä ajanvarauksen yhteydessä annettujen hoitoon tulosyiden perusteella, jotta voimme tarjota mahdollisimman kiinnostavaa ja tilanteeseesi sopivaa tietoa ja henkilökohtaisia etuja. Hyödynnämme asiakkaan suostumuksella myös hänen ilmoittamiaan kiinnostuksen kohteita kohdentaaksemme niitä vastaavaa tietoa ja tarjouksia asiakkaille lähetettävissä sähköisissä tai muissa kanavissa välitettävissä viesteissä ja mainonnassa.

Asiakastietoja hyödynnetään myös asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyyden kartoittamiseksi sekä markkinatutkimusten ja mielipidekyselyjen toteuttamiseksi. Loisto voi lähettää asiakastyytyväisyyskyselyn hoitokäynnin jälkeen puhelimeesi tekstiviestinä.

Tietojen päivittäminen

Yhteystietojesi ajantasaisuus varmistetaan sinulta tullessasi vastaanotolle. Oikeilla ja ajantasasilla yhteystiedoilla varmistamme esimerkiksi kanssasi sovittujen hoitokutsujen perille tulon.

Potilastietojärjestelmän turvallisuus

Potilastietojasi käsittelee ainoastaan hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan osallistuvat henkilöt. Terveydenhuollon ammattihenkilöillä sekä muulla henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon. Potilastietosi säilytetään sähköisissä järjestelmissä, joihin on pääsy vain hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan osallistuvilla henkilöillä. Kullakin potilastietoja sisältäviä tietojärjestelmiä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Potilastietosi katselusta, muuttamisesta ja poistamisesta jää lokimerkintä, jotka sinulla on oikeus pyytää nähtäväksesi.

Yleinen tietoturva

Koko Loiston henkilöstö on koulutettu hyvän tietosuojan ja -turvan takaamiseksi. Koulutusten käyminen on myös osa uuden työntekijän perehdytystä. Koulutuksilla lisätään henkilöstön ymmärrystä tietosuojan ja-turvan merkityksestä sekä käytännön toimista, joilla potilaiden oikeuksien toteutuminen varmistetaan.

Päittäisessä työssä käytettäviä tietojärjestelmiä ja työasemia suojaavia virusturvaohjelmia päivitetään säännöllisesti. Työasemat lukkiutuvat käyttämättöminä automaattisesti ja ovat salasanasuojattuja. Työskentely tapahtuu sisäverkossa, joka on suojattu ulkopuoliselta liikenteeltä palomuurien sekä virusten ja muiden haittaohjelmien estosovelluksien avulla.

Potilaiden sähköisiä asiakirjoja säilytetään tietoturvallisissa tietojärjestelmissä ja paperidokumentteja lukituissa säilytystiloissa.

Luovutukset

Emme myy, vuokraa tai luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille muissa kuin tässä selosteessa kuvatuissa tapauksissa.

Lakisääteiset pyynnöt

Potilastietojasi voidaan luovuttaa potilaslain 13 §:n nojalla muun muassa tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus (kuten poliisi ja vakuutusyhtiöt) taikka tutkimuskäyttöön.

Kela

Loisto voi hakea Kela-korvausta puolestasi, jota varten hoitokäynnillä tehdyistä Kela-korvattavista toimenpiteistä ja lähetteistä lähetetään tieto Kelaan.

Terveydenhuollon ammattihenkilöt ja palveluntarjoajat

Ajanvarauksen yhteydessä sitoudut siihen, että hoitoosi osallistuva hoitohenkilöstö näkee tietosi. Loiston palveluksessa toimii sekä työsuhteisia että itsenäisisä ammatinharjoittajina tai yrityksinä toimivia hammasteknikoita. Yhteistyösuhteesta riippumatta kaikki potilastiedot tallennetaan Loiston ylläpitämään potilastietojärjestelmään, jota hoitohenkilöt käyttävät tietojesi käsittelyssä. Sinulla on oikeus rajata tietojesi näkyvyyttä eri toimijoiden välillä ja voit tehdä sen olemalla yhteydessä asemiemme vastaanottoon. Tietojen näkyvyyden rajaaminen ei kuitenkaan ole suositeltavaa, sillä se voi pahimmillaan johtaa vakaviin riskeihin potilasturvallisuudessa.

Tietojen siirrot kolmansiin maihin

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Säilytysajat

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Potilastietojen säilytysajoista säädetään laissa (sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista). Pääsääntöisesti potilastietojasi säilytetään 12 vuotta kuolemasi jälkeen tai 120 vuotta syntymästäsi, mikäli tietoa kuolemasta ei ole.

Potilastietoa koskevia lokitietoja säilytetään lakisäteisesti vähintään 12 vuotta lokin syntymisestä.

Asiakastietojasi säilytetään viisi vuotta viimeisimmän ajanvarauksesi tai vastaanottokäyntisi jälkeen. Säilytämme laskutusta varten käsiteltyä tietoa kirjanpitolaissa määritellyn ajan.

Oikeutesi

Tarkastusoikeus Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja Loistolla on sinusta.

Oikaisuoikeus Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisua. Potilaskertomuksen historiatietoja voidaan oikaista vain, mikäli ne ovat virheellisiä.

Poisto-oikeus Tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada tietosi poistettua. Voit pyytää asiakastietojesi poistamista, kun sinulla ei ole voimassa olevaa hoitosuunnitelmaa tai sen mukaisia varattuja aikoja eikä maksamattomia laskuja.

Loistolla on kuitenkin lakisääteinen velvollisuus säilyttää hoitosi aikana kertynyttä potilastietoa vähintään elinikäsi ajan. Tämän vuoksi emme voi toteuttaa pyyntöjä potilastiedon poistamisesta.

Muut oikeudet Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä taikka pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tai tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Lisäksi sinulla on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö suoramainontaa, markkina- ja mielipidetutkimusta tai profilointia varten. Tällainen tieto voidaan antaa milloin tahansa esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla.

Ole yhteydessä näiden ja muiden tietosuoja-asetuksen 12-22 artikloissa säädettyjen oikeuksien toteuttamiseksi hammaslaboratorion henkilöstöön.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli koet, että henkilötietoja koskevia oikeuksia ja vapauksia on rikottu. Ohje ilmoituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun kotisivuilta: www.tietosuoja.fi.